Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.
К средствам фильтрации относятся:
Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр" - "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)
Расширенный фильтр ("Данные" - "Фильтр" - "Расширенный фильтр")Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.
Использование автофильтра для поиска записей
Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).
Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.
Список команд автофильтра и их назначение:
Все - все записи будут отображаться на экране
Первые 10... - откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
Условие... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям
Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" - "Фильтр" - "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".
Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце
Выберите ячейку в списке
Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"
При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.
Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце
Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":
Выберите ячейку в списке
Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"
Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"
В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"
Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.
В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:
больше или равно
меньше или равноКроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».
не равно
На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.
Фильтр по выделенному
Фильтрация
по выделенному
-
это быстрый способ отфильтровать записи
по одному условию с помощью кнопки
"Автофильтр" на панели инструментов
стандартная.
Алгоритм фильтрации по выделенному:
Выделите требуемую запись в списке
Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных
Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра
Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.
Создание диапазона условий отбора:
Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов
Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов
Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условийНа рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.
После
создания диапазона условий отбора,
можно применить к списку команду
"Расширенный фильтр".
Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"
Выделите ячейку в списке
В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"
Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.
Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов
Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов
Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям
На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.
На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.
В режиме таблицы, где данные выводятся в формате строк и столбцов, можно настраивать макет таблицы, устанавливая нужный состав столбцов, изменяя размещение и ширину столбцов, высоту строк, шрифт данных и т.д. в этом режиме могут быть представлены также запросы и формы.
При наличии соответствующих прав доступа пользователь может корректировать данные таблиц в режиме таблицы или формы, выполняя добавление и удаление записей, а также обновление значений полей
При просмотре записей в режиме таблицы или формы можно осуществлять поиск записей, сортировку записей по одному или нескольким полям и фильтрацию записей в соответствии с заданными условиями отбора.
Поиск и замена значений в полях
Для поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы нажать кнопку панели инструментов Найти или воспользоваться командой меню Правка | Найти .
В появившемся диалоговом окне Поиск и замена На вкладке Поиск в поле Образец вводится значение, которое требуется найти в полях таблицы. В раскрывающемся списке Поиск в выбирается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, этот раскрывающийся список позволяет выбрать в качестве области поиска поле, в котором установлен курсор, или таблицу целиком. Если в таблице выделено несколько столбцов, то этот список неактивен и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах. В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать степень совпадения значений: С начала поля, С любой частью поля, Поля целиком .
Раскрывающийся список Просмотр в нижней части окна позволяет выбрать направление поиска, которое может принимать значения Все, Вверх, Вниз .
Если выбрать в диалоговом окне вкладку Замена, оно дополнится раскрывающимся списком Заменить на , позволяющим ввести в найденные поля новое значение.
Сортировка записей
Сортировка записей по возрастанию или убыванию значений одного поля (поля сортировки) может бать выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы.
Для сортировки записей можно также использовать команду меню Записи | Сортировка . Для сортировки записей формы по нескольким полям она должна быть открыта в режиме таблицы. При переходе в режим формы просмотр записей формы будет осуществляться в соответствии с произведенной сортировкой.
Использование фильтров
Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для подмножества записей из таблицы, формы или запроса.
Фильтр по выделенному
Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части. Рассмотрим этот способ фильтрации на примере таблицы студент.
Пусть нужно найти все записи о студентах, фамилии которых начинаются с буквы «Б».
Откроем таблицу студент в режиме таблицы. Выделим букву с в поле ФИО одной из записей, где фамилия начинается с этой буквы. Выберем команду меню Записи [ Фильтр | Фильтр по выделенному или нажмем соответствующую кнопку на панели инструментов Таблица в режиме таблицы. В результате фильтрации в таблице будут отображены только те записи, в которых фамилия студента начинается на букву «Б».
В результате фильтрации в таблице будут отображены только те записи, в которых фамилия студента начинается на букву «Б». Среди найденных данных о студентах выберем родившихся в 1977оду.
Выделим в поле Дата рождения (ддтар) одной из записей значение 77. После выполнения команды Фильтр по выделенному из всех записей подмножества в таблице останутся только те, в которых поле которых имеет значение 1977.
В таблице или форме, для которой применен фильтр, в строке перехода по записям указано из [число записей] (Фильтр) .
Каждое новое выделение значения накладывает дополнительные условия на отбор записей существующим фильтром. Таким образом, данный способ позволяет не только создать новый фильтр, но и дополнить фильтр, созданный любым другим способом, новыми условиями отбора.
Для отбора записей, поля которых не содержат выделенного значения, необходимо после выделения значения выбрать команду меню Записи | Фильтр | Исключить выделенное или нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Исключить выделенное . Если необходимо работать со всеми записями таблицы, то действие фильтра можно отменить, воспользовавшись командой Записи | Удалить фильтр или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом фильтр снимается с таблицы, но сохраняется, и в любой момент его можно применить повторно, используя команду Записи | Применить фильтр .
Созданный при выполнении команды Фильтр по выделенному или Исключить выделенное фильтр сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При последующих открытиях таблицы этот фильтр может быть применен снова.
Обычный и расширенный фильтр.
Кроме фильтра по выделенному можно использовать и другие два типа фильтров - обычный и расширенный фильтр.
Обычный фильтр
Обычный фильтр вызывается командой Записи | Фильтр | Изменить фильтр, или соответствующей кнопкой панели инструментов. В этом окне можно создать новый фильтр или просмотреть и откорректировать ранее созданный фильтр.
После выполнения команды в окне обычного фильтра Фильтр на экран выводится пустая таблица или форма для активного объекта базы данных. На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Значения могут вводиться с клавиатуры или выбираться из списка, как это показано для поля. Ввод значений в несколько полей одной строки фильтра определяет отбор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом заданные условия рассматриваются как объединяемые логической операцией "И".
Для того чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, включаемых в результирующий набор, выбирается вкладка Или в левом нижнем углу окна фильтра. При этом открывается новое поле фильтра для задания альтернативного варианта. Набор условий, введенных в разные поля, связывается логической операцией "ИЛИ". Следующий альтернативный вариант может быть задан на следующей вкладке Или .
Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти , и записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Или . Для выполнения фильтрации нажмите кнопку Применение фильтра .
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр вызывается командой Записи | Фильтр | Расширенный фильтр . При этом в окне расширенного фильтра в верхней части выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса . В строку бланка запроса Поле из списка перетаскиваются мышью поля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Условия отбора вводятся в соответствующее поле окна фильтра. Кроме того, бланк запроса позволяет выбрать тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей в поле Сортировка .
Сохранение фильтра
Обычный и расширенный фильтр, так же как и фильтр по выделенному, сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При повторных открытиях объекта этот сохраненный фильтр является текущим и может использоваться по команде Записи | Применение фильтра . Если создается новый фильтр, он заменяет любой ранее сохраненный с формой или объектом фильтр в режиме таблицы. Для уничтожения фильтра на панели инструментов Фильтр нажмите кнопку Очистить бланк и затем кнопку Применение фильтра . Только в этом случае сохраняемый с таблицей фильтр будет уничтожен.
Сохранение группы фильтров
Целесообразно подготовить и сохранить несколько фильтров для таблицы или формы, которые в дальнейшем могут быть загружены в окно фильтра и применены. Для сохранения подготовленного фильтра выполните команду Записи | Фильтр | Изменить фильтр или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов и выберите команду Файл | Сохранить как запрос , или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов Фильтр . Для выполнения команды можно также при активном окне фильтра вызвать контекстное меню. В открывшемся диалоговом окне Сохранение в виде запроса необходимо ввести имя сохраняемого фильтра в поле Имя запроса .
В дальнейшем, вместо того чтобы создавать фильтр заново, можно использовать существующий фильтр. Для этого следует перейти в режим Изменить фильтр и воспользоваться командой Файл | Загрузить из запроса . В окне Применяемый фильтр выбирается нужный фильтр.
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Основные правила:
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Фильтр - это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать .
Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.
При фильтрации выбираются только необходимые данные, а остальные данные скрываются. Таким образом, отображается только то, что вы хотите увидеть, и это можно сделать одним щелчком.
При фильтрации данные никак не изменяются. Как только фильтр удален, все данные появляются снова в том же виде, в каком они были до применения фильтра.
В Excel доступны две команды для фильтрации списков:
- Автофильтр , включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора.
- Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.
Автофильтр
Для включения Автофильтра нужно выделить любую ячейку в таблице, затем на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажать большую кнопку :
После этого в шапке таблицы справа от каждого заголовка столбца появится кнопка со стрелкой вниз :
Щелчок по стрелке открывает меню со списком для соответствующего столбца. В списке содержатся все элементы столбца в алфавитном или числовом порядке (в зависимости от типа данных), так что можно быстро найти требуемый элемент:
Если нам нужен фильтр только для одного столбца, то можно не выводить кнопки со стрелкой для остальных столбцов. Для этого перед нажатием кнопки выделяем несколько ячеек нужного столбца вместе с заголовком.
Фильтрация по точному значению
Включаем Автофильтр , щелкаем по кнопке со стрелкой и выбираем из раскрывшегося списка какое-нибудь значение. Для того, чтобы быстро выделить все элементы столбца или снять выделение со всех элементов, щелкните по пункту (Выделить все) :
При этом все строки, в поле которых не содержится выбранное значение, скрываются.
При выполнении лабораторной работы, выделяем результат фильтрации, копируем на другое место листа и подписываем.
Для выключения Автофильтра нужно еще раз нажать кнопку .
Для отмены действия фильтра, не выходя из режима фильтрации, щелкаем по кнопке и выбираем из раскрывшегося списка пункт (Выделить все) . При этом появляются скрытые фильтром строки таблицы.
Признаки фильтрации данных
Фильтры скрывают данные. Именно для этого они и предназначены. Однако, если о фильтрации данных не известно, может возникнуть впечатление, что некоторые данные пропущены. Вы могли, например, открыть чей-нибудь отфильтрованный лист или даже забыть, что сами ранее применили фильтр. Поэтому когда на листе есть фильтры, можно обнаружить различные визуальные указатели и сообщения.
(находится слева внизу окна). Исходное состояние:
Сразу после фильтрации данных итог применения фильтра отображаются в левом нижнем углу строки состояния. Например, “Найдено записей: 2 из 11 ”:
Номера строк . По прерывистым номерам строк можно сказать, что некоторые строки скрыты, а изменившийся цвет номеров видимых строк указывает на то, что выделенные строки являются результатом отбора фильтра.
Вид стрелок . Изменение стрелки автофильтра в отфильтрованном столбце на указывает на то, что данный столбец отфильтрован.
”
“” - это еще один универсальный фильтр, который можно применять к столбцам с числами или датами.
“” - это очень условное название. На самом деле возможности этого фильтра гораздо шире. С помощью этого фильтра можно находить или первые элементы или последние элементы (наименьшие или наибольшие числа либо даты). И, вопреки названию фильтра, получаемые результаты не ограничиваются первыми 10 элементами или последними 10 элементами. Число отображаемых элементов можно выбирать от 1 до 500.
” позволяет также отбирать данные по проценту от общего числа строк в столбце. Если в столбце содержится 100 чисел и требуется просмотреть наибольшие пятнадцать, то выбираем 15 процентов.
Фильтр можно использовать для нахождения продуктов с наибольшими или наименьшими ценами, для определения списка сотрудников, нанятых последними по времени, или для просмотра списка студентов с наилучшими или наихудшими отметками. Чтобы применить фильтр “” к столбцу данных (только числа или даты!!! ), щелкаем в столбце стрелку и выбираем пункт Числовые фильтры далее :
После этого откроется диалоговое окно Наложение условия по списку :
В диалоговом окне выбираем число (строк или процентов), наибольших или наименьших , элементов списка или % от количества элементов .
Создание собственных настраиваемых фильтров
Например, нам нужно вывести только строки с должностями, начинающимися с буквы ‘Д ’. Для этого щелкаем по стрелке автофильтра в первом столбце и выбираем Текстовые фильтры , затем пункт начинается с… :
При этом появится диалоговое окно (какой бы пункт справа вы бы ни выбирали, все равно появится одно и то же диалоговое окно.):
В поле Должность выбираем – начинается с , справа вводим д :
В окне есть подсказка:
Знак вопроса “? ” обозначает один любой знак.
Знак “* ” обозначает последовательность любых знаков.
Обработка данных в БД
Быстрый поиск данных
Access позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной.
Например, в БД "Провайдеры Интернета" мы хотим найти запись, содержащую сведения о провайдере МТУ, но мы не помним его полное название. Можно ввести лишь часть названия и осуществить поиск записи.
Быстрый поиск данных в БД "Провайдеры Интернета"
2. Ввести команду [Правка-Найти...]. Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец: необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение: выбрать пункт С любой частью поля .
 |
3. В результате будет найдена и отмечена как активная запись № 3.
Поиск данных с помощью фильтров
Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД предоставляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >,
Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно. Можно сказать, что условия в сложных фильтрах связаны между собой операцией логического умножения.
Пусть, например, мы будем искать оптимального провайдера, то есть провайдера, который не берет плату за подключение, почасовая оплата достаточно низка (500), и он обладает высокоскоростным доступом в Интернет (скорость канала >100 Мбит/с).
Создадим сложный фильтр для базы данных "Провайдеры Интернета".
Поиск данных с помощью фильтра
1. Открыть таблицу БД "Провайдеры Интернета", дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду [Записи-Фильтр-Изменить фильтр]. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан.
Поиск данных с помощью запросов
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Запрос является производным объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.
Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей.
В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.
Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД "Провайдеры Интернета".
Поиск данных с помощью запроса
1. В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт .
2. На диалоговой панели Добавление таблицы Добавить .
3. В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия.
В строке Условие отбора: ввести условия для выбранных полей.
В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут представлены в запросе.
Практические задания
3.5. Осуществить в базах данных "Записная книжка" и "Библиотечный каталог" различные виды поиска: быстрый, с помощью фильтра и с помощью запроса.
3.6. В базе данных "Провайдеры Интернета" осуществить поиск провайдеров, которые не берут плату за подключение и взимают самую низкую почасовую оплату.
Сортировка данных
Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо упорядочить записи, то есть расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.
Сортировка записей производится по какому-либо полю. Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в определенном порядке, который определяется типом поля:
- по алфавиту, если поле текстовое;
- по величине числа, если поле числовое;
- по дате, если тип поля - Дата/Время и так далее.
Сортировка записей может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, то есть они переносятся из одного места таблицы в другое целиком.
Сортировка записей базы данных - это их упорядочение по значениям одного из полей.
Произведем сортировку в БД "Провайдеры Интернета", например, по полю "Скорость канала (Мбит/с)".
Быстрая сортировка данных
1. В окне Провайдеры Интернета: база данных в группе объектов Таблицы выделить таблицу "Провайдеры Интернета" и щелкнуть по кнопке Открыть .
2. Выделить поле Скорость канала и ввести команду [Запи-си-Сортировка-Сортировкапо возрастанию]. Записи в БД будут отсортированы по возрастанию скорости канала.
 |
Могут реализовываться вложенные сортировки , то есть сортировки, которые последовательно производятся по нескольким полям. После сортировки по первому столбцу производится сортировка по второму столбцу и так далее.
В нашем случае в поле Скорость канала , по которому была произведена сортировка, две записи (8 и 7) имеют одинаковое значение 10 и две записи (3 и 2) - одинаковое значение 112. Чтобы упорядочить эти записи, произведем вложенную сортировку, сначала по полю "Скорость канала", а затем по полю "Кол-во входных линий".
Access позволяет выполнять вложенные сортировки с помощью запросов.
Вложенная сортировка данных с помощью запроса
1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .
2. На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу "Провайдеры Интернета", для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .
3. В окне запроса в строке Сортировка: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, в которых задать тип сортировки.
Практические задания
3.7. Осуществить в базе данных "Провайдеры Интернета" вложенную сортировку по полям "Почасовая оплата" и "Название провайдера".
Печать данных с помощью отчетов
Можно осуществлять печать непосредственно таблиц, форм и запросов с помощью команды [Файл-Печать]. Однако для красивой печати документов целесообразно использовать отчеты . Отчеты являются производными объектами БД и создаются на основе таблиц, форм и запросов.
Создадим отчет, который будет красиво распечатывать БД "Провайдеры Интернета". Воспользуемся для этого Мастером отчетов .
Вывод БД на печать с помощью отчета
1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Отчеты и выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера .
2. С помощью серии диалоговых панелей задать параметры внешнего вида отчета.
3. В окне Провайдеры Интернета: база данных щелкнуть по кнопке Просмотр . Появится документ в том виде, в котором он может быть распечатан.
 |
4. Если внешний вид документа вас удовлетворяет, распечатать его с помощью команды [Файл-Печать].
Практические задания
3.8. Создать отчет "Визитка" для базы данных "Записная книжка" и отчет "Библиотечная карточка" для базы данных "Библиотечный каталог".